○湧別町長への手紙実施要綱

平成26年6月20日

告示第69号

(目的)

第1条 湧別町自治基本条例(平成25年条例第23号)第13条第2項に基づき、町政に対する町民の提案及び意見(以下「提案等」という。)を町長に直接提言できる機会を提供することによって、まちづくりへの町民参加を推進するとともに、町政の効率的な運営に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱で使用する用語の意義は、次のとおりとする。

(1) 町長への手紙 専用封書を用い町長あてに投書されたもの

(2) 町民 町内に住所を有する人並びに町内で働く人、学ぶ人及び事業活動その他の活動を営む人、法人若しくは団体

2 前項第1号に規定するもののほか、一般郵便物、ファクシミリ及び電子メールにより町長あてに投書されたものは、町長への手紙として取り扱うことができるものとする。

(提案等の方法)

第3条 町長への手紙には、町政の事務事業に対する意見や、これからの湧別町のまちづくりのための新たな提案を記載するものとする。

2 町長への手紙は、随時行うことができるものとする。ただし、前条第1項第1号の専用封書を用いるものについては、その都度期限を定めることができる。

3 提案等をする町民は、町長への手紙に住所、氏名、性別、年齢、電話番号及び職業を記入しなければならない。

4 提案等をする町民は、町長への手紙の目的を十分考慮して行うものとし、次に定める事項は町長への手紙として取り扱わないものとする。

(1) 町政に関係のない意見や質問

(2) 住所及び氏名が正確に記入されていないもの

(3) 個人的な問題及び個人や団体を誹謗・中傷する内容のもの

(4) 個人や団体の営利活動、政治活動、思想・信条及び宗教に関する内容のもの

(5) 本来町が回答すべき内容でないと判断したもの

(6) 町長への手紙の趣旨から外れたものや、内容の意味や意図が不明なもの

(郵便に関する料金)

第4条 第2条第1項第1号に基づく専用封書の郵便に関する料金は、料金受取人払の方法により町が負担する。

(町長への手紙の処理)

第5条 町長は、町長への手紙の送付を受けたときは、直ちに町長への手紙の回答作成を担当する課(議会、教育委員会、農業委員会、選挙管理委員会及び監査委員の事務局を含む。以下「主務課」という。)を決定するものとする。

第6条 主務課の課長等は、町長への手紙に記載された提案等の趣旨を十分考慮し、適切な処理に努めなければならない。

(回答)

第7条 町長への手紙に対する回答の方法は、原則として文書又は電子メールの方法による。ただし、提案者の了承のもとに、主務課において、面談又は電話等の方法によることができる。

2 文書又は電子メールの方法による回答は、町長名で行う。

3 町長は、町長への手紙に記載された提案等及びそれに対する回答について、町民に関係の深いものについては、町広報において公表するよう努めるものとする。

4 前項の規定にかかわらず、町長への手紙に記載された個人に関する情報及び個人を特定することができる情報については、公表しないものとする。

(個人情報の管理)

第8条 町長への手紙の処理事務に従事する者は、当該町長への手紙により収集した個人情報に関し、湧別町個人情報保護条例(平成21年条例第15号)に基づき、厳重かつ適正に管理しなければならない。

2 町長への手紙により収集した個人情報は、回答及び統計処理の目的にのみ使用する。

(事務処理の所管)

第9条 町長への手紙に関する総括的事務処理は、総務課が所管する。

(委任)

第10条 この要綱の実施に関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この要綱は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月30日告示第41号)

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月20日告示第30号)

この告示は、平成31年4月1日から施行する。

湧別町長への手紙実施要綱

平成26年6月20日 告示第69号

(平成31年4月1日施行)