○湧別町職員旧姓使用取扱規程

令和3年3月31日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により、戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。

(旧姓の使用範囲)

第2条 職員は、別表に掲げる事項において、法令等の規定に反するおそれのない、専ら職員間で使用している文書等について、職務遂行上又は事務処理上著しい支障を生じないものに限り、旧姓を使用することができる。

(旧姓の使用申請)

第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、所属長を経由して旧姓使用申請書(様式第1号)により町長に提出しなければならない。

(承認)

第4条 町長は、前条の規定による申請があったときは、当該申請内容を審査の上、その適否を決定し、旧姓使用承認(不承認)通知書(様式第2号)により所属長を経由して当該職員に通知するものとする。

(承認の取消し)

第5条 町長は、前条の規定により旧姓の使用を承認した後において、当該承認を受けた者(以下「旧姓使用者」という。)の旧姓の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、当該旧姓使用者に係る旧姓の使用の承認を取り消すことができる。

2 町長は、前項の規定により、旧姓の使用の承認を取り消したときは、旧姓使用承認取消通知書(様式第3号)により、所属長を経由して当該旧姓使用職員に通知するものとする。

(使用の中止)

第6条 旧姓使用者は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第4号)により、所属長を経由して町長に届け出なければならない。

(所属長の責務)

第7条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(旧姓使用者の責務)

第8条 旧姓使用者は、旧姓の使用に当たり、常に町民、職員等に混乱が生じないよう努めなければならない。

(旧姓使用者台帳)

第9条 町長は、旧姓使用者台帳(様式第5号)を備え、旧姓の使用について適正な管理に努めなければならない。

(その他)

第10条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第2条関係)

1 単に氏名又は呼称の表示を目的としているもの

(1) 行政機構図及びこれに類する文書等

(2) 名札、名刺(ただし、公権力の行使に関する事務に従事する場合において、町が発行する身分証明書、徴税吏員証又はこれらに類するものを携帯する場合に使用する名札及び名刺を除く。)

(3) 公権力の行使に該当しない対外的に発する文書等で単に担当者の氏名及び連絡先等を明示するものとして使用する氏名

2 役場内部で使用される文書等

(1) 起案文書、報告文書及びこれらに類する文書等の起案者等として使用する氏名及び押印

(2) 復命書及びこれらに類する文書等に使用する氏名及び押印

(3) 電子メールで使用する氏名の表示(アドレスを含む。)

3 職員の身分及び権利義務に係る文書等で旧姓の使用による係争のおそれがないもの

(1) 出勤簿に記載する氏名及び押印

(2) 出張命令に記載する氏名及び押印

(3) 年次有給休暇簿、週休日の振替命令簿及びこれらに類する各種休暇に関する文書等に使用する氏名及び押印

(4) 職務に専念する義務の免除に関する申請に使用する氏名及び押印

4 上記1の項から3の項までに掲げるもの以外で町長が認めるもの

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湧別町職員旧姓使用取扱規程

令和3年3月31日 訓令第4号

(令和3年3月31日施行)