○湧別町議会事務局文書編纂規程

平成21年11月25日

議会訓令第3号

(趣旨)

第1条 湧別町議会事務局処務規程(平成21年議会訓令第2号)第23条第2項の規定に基づき、文書の編纂、保存期限及び整理保管について手続等を定めるものとする。

(文書の編纂方法)

第2条 完結した文書は、関係の順序を明らかにし、会計経理に属するものは会計年度ごとに、その他は暦年ごとに完結文書索引目録(様式第1号)を付し、これを一括して編纂しなければならない。ただし、分冊したものは、表紙に「何冊の内何号」と記入するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、数年にわたる事件に関する文書は、事件完了の年に編纂しなければならない。

(文書の検閲と保存方法)

第3条 文書の編纂を了したときは、事務局長の検閲を受けた後、これを定められた位置に整理保管する。

2 整理保管する際には、保存年限により、永久保存簿(様式第2号)又は有期保存簿(様式第3号)の別に分けて登載し、年度ごとに整理保存しなければならない。

3 会議録、議決書は、前年までの分とともに、別に厳重に整理保存しなければならない。

(文書の保存年限)

第4条 文書は、次に掲げる区分により、それぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。

(1) 第1類

 永久保存のもの

(ア) 議決書及び議事録

(イ) 条例、規則、規程等

(ウ) 例規となるべき重要な告示及び令達

(エ) 訴訟、訴願等将来の証明のために必要なもの

(オ) 各種台帳

(カ) 議員及び職員の進退、賞罰及び履歴に関するもの

(キ) 議会の沿革に関するもの

(ク) 重要な統計及び調査資料に関するもの

(ケ) (ア)から(ク)までに掲げるもの以外のもので、将来例規又は証拠となるもの

(2) 第2類

 10年保存のもの

(ア) 令達番号簿

(イ) 永久保存以外の文書でやや重要と認められ、かつ、後年の参照に必要なもの

(ウ) 諸報告、資料等で後年の参照に必要なもの

(エ) 会計関係の簿冊

(3) 第3類

 5年保存のもの

(ア) 前2号以外のもの

(4) 第4類

 1年保存のもの

(ア) 将来において必要としない完結された軽易な一般文書

(イ) 新聞、雑誌の類

(5) 第5類

 選挙関係のもの

(ア) 議会で行った選挙関係書類の保存期間は、その在任期間とする。

(機密文書の保存)

第5条 機密を要する文書は、この規程に準じて処理し、事務局長において、これを厳重に保存しなければならない。

(廃棄処分)

第6条 保存年限を経過し、廃棄すべき文書は、定められた時期に点検整理し、廃棄処分処理簿(様式第4号)に登載し、事務局長を経て、これを処理しなければならない。

(その他)

第7条 この規程に定めるもののほか、文書の処理、保存等については、町の関係諸規程の例による。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

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湧別町議会事務局文書編纂規程

平成21年11月25日 議会訓令第3号

(平成21年11月25日施行)